ನೀವು ಯಾವುದಾದರೂ ಕ್ಲಬ್ ಈವೆಂಟ್ ಆಯೋಜಿಸುತ್ತಿರಲಿ ಅಥವಾ ಗುಂಪು ಯೋಜನೆಯಲ್ಲಿ (Group Project) ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತಿರಲಿ, ಸಭೆಗಳು ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿ ಜೀವನದ ಅವಿಭಾಜ್ಯ ಅಂಗ. ಸಭೆಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚು ಉತ್ಪಾದಕವಾಗಿಸಲು ಐದು ಪ್ರಮುಖ ತತ್ವಗಳಿವೆ. ಆ ಐದು ತತ್ವಗಳನ್ನು ಕೆಳಗೆ ವಿವರಿಸಲಾಗಿದೆ:
1. ಪೂರ್ವ ಸಿದ್ಧತೆ ಅತ್ಯಗತ್ಯ (Prepare)
ಯಶಸ್ವಿ ಸಭೆಯು ಅದು ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುವ ಮೊದಲೇ ಸಿದ್ಧಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಸಿದ್ಧತೆಯು ತಂಡದ ಎಲ್ಲರೂ ಒಂದೇ ಉದ್ದೇಶದೊಂದಿಗೆ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಪಾಲ್ಗೊಳ್ಳಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ:
· ವೇಳಾಪಟ್ಟಿ
(Scheduling): ಎಲ್ಲರಿಗೂ
ಅನುಕೂಲಕರವಾದ ಸಮಯವನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಿ.
·
ಕಾರ್ಯಸೂಚಿ(Agenda): ಚರ್ಚಿಸಬೇಕಾದ ವಿಷಯಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮೊದಲೇ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.
·
ನಡಾವಳಿಗಳು
(Minutes): ಸಭೆಯಲ್ಲಿ
ಚರ್ಚಿಸಿದ ವಿಷಯಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಲು ಸಿದ್ಧರಾಗಿರಿ.
·
ಸಾಮಗ್ರಿಗಳು
(Materials): ಅಗತ್ಯವಿರುವ
ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮೊದಲೇ ಸಿದ್ಧವಾಗಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಿ.
2. ಮುಂದೂಡಬೇಡಿ (Don't Postpone)
ಸಭೆಯ ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಾಗ ಅದನ್ನು
ಸಾಧ್ಯವಾದಷ್ಟು ಬೇಗ ನಡೆಸಿ. ಯಾರಾದರೂ
ಬರಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗದಿದ್ದರೆ ಸಭೆಯನ್ನು ರದ್ದುಗೊಳಿಸುವ ಬದಲು:
·
ಸಭೆಯ
ನಡಾವಳಿಗಳನ್ನು (Minutes)
ವಿವರವಾಗಿ ಬರೆಯಿರಿ.
·
ಗೈರುಹಾಜರಾದವರನ್ನು
ಖುದ್ದಾಗಿ ಭೇಟಿ ಮಾಡಿ ಸಭೆಯ
ವಿವರಗಳನ್ನು ತಿಳಿಸಿ.
3. ಸಭೆಗಳಿಗೆ ಪರ್ಯಾಯಗಳನ್ನು ಹುಡುಕಿ (Find Substitutes for
Meetings)
ಎಲ್ಲಾ ವಿಷಯಗಳಿಗೂ ಸಭೆಯ ಅಗತ್ಯವಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಬದಲಾಗಿ ಈ
ಕೆಳಗಿನವುಗಳನ್ನು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ:
·
ತಾಂತ್ರಿಕ
ಪರಿಕರಗಳು: ಇ-ಮೇಲ್ ಅಥವಾ
ಬುಲೆಟಿನ್ ಬೋರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಬಳಸಿ ಮಾಹಿತಿ ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಿ.
·
ಉಪಗುಂಪುಗಳು
(Subgroups): ಸಂಪೂರ್ಣ
ತಂಡದ ಬದಲು ಸಣ್ಣ ಗುಂಪುಗಳು
ಅಥವಾ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಮಾಡಿ ವರದಿ ಮಾಡುವಂತೆ
ಮಾಡಿ.
4. ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿ ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿಸಿ (Finish
Effectively)
ಸಭೆಯನ್ನು ಸರಿಯಾದ ಸಮಯಕ್ಕೆ ಮುಗಿಸುವುದು ಅತ್ಯಂತ ಮುಖ್ಯ. ಮುಕ್ತಾಯದ ಮೊದಲು:
·
ಕಾರ್ಯಸೂಚಿಯಂತೆ
(Agenda) ಎಲ್ಲಾ ವಿಷಯಗಳು ಚರ್ಚೆಯಾಗಿವೆಯೇ ಎಂದು ಪರಿಶೀಲಿಸಿ.
·
ಮುಂದಿನ
ಸಭೆಯ ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಎಲ್ಲರೂ ಒಪ್ಪುವಂತೆ ನಿರ್ಧಾರ ಕೈಗೊಳ್ಳಿ.
5. ಜವಾಬ್ದಾರಿಯ ನಿಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಸಂತೋಷದೊಂದಿಗೆ ಮುಕ್ತಾಯ (Always end with an
Assignment and Fun)
ಸಭೆಯ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಯೊಬ್ಬರಿಗೂ
ಅವರ ಮುಂದಿನ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟನೆ ನೀಡಿ (Assignment). ಎಲ್ಲಕ್ಕಿಂತ ಮುಖ್ಯವಾಗಿ, ಸಭೆಯನ್ನು ಒಂದು ಸಕಾರಾತ್ಮಕ ಅಥವಾ
ಸಂತೋಷದ ವಿಷಯದೊಂದಿಗೆ ಮುಕ್ತಾಯಗೊಳಿಸಿ. ಇದು ತಂಡದ ಸದಸ್ಯರಲ್ಲಿ
ಉತ್ಸಾಹವನ್ನು ಉಳಿಸಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ಈ ಐದು ತತ್ವಗಳನ್ನು
ಪಾಲಿಸುವ ಮೂಲಕ, ನಿಮ್ಮ ತಂಡದ ಸಭೆಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚು
ಪರಿಣಾಮಕಾರಿಯಾಗಿಸಬಹುದು.
ಕಾಮೆಂಟ್ಗಳಿಲ್ಲ:
ಕಾಮೆಂಟ್ ಪೋಸ್ಟ್ ಮಾಡಿ